En el Reglamento Unificado del RUC® en su artículo 14 literal s, se habla sobre las inconsistencias en la información entregada al CCS durante el desarrollo de auditoría, aclarando que, en caso de evidenciarlas durante el proceso de evaluación, el auditor debe registrarlas en un acta de inconsistencias que quedará incluida dentro del informe RUC®. Con el fin de dar mayor claridad sobre la gestión que debe hacer la empresa frente a un acta de inconsistencias, debemos tener en cuenta lo siguiente:
Inconsistencia:
Se debe entender como inconsistencia aquella diferencia en el contenido o alteraciones en cualquiera de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa contratista.
En qué momento se identifica una inconsistencia:
El auditor durante su proceso de evaluación o auditoría RUC® puede encontrar inconsistencias.
Cuáles son los temas que más están generando actas de inconsistencias dentro de las auditorías RUC®:
Los casos más recurrentes se han encontrado relacionados con:
- Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS en auditorías previas y certificado de ARL, respecto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, número de casos de accidente de trabajo y su clasificación entre eventos con tiempo perdido y eventos sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, número de casos de enfermedad laboral y su clasificación con o sin tiempo perdido.
- Error en el cálculo de las horas hombre trabajadas
- Diferencia entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportadas al CCS por parte de la empresa dentro de los documentos enviados para elaborar el plan de auditoría y las registradas en los informes previos del RUC® y/o en la certificación de la ARL.
La recomendación es verificar las certificaciones de la ARL previo al envío al CCS con el fin de identificar y gestionar cualquier corrección que se pueda requerir, bien sea que se haya presentado por error en digitación o error en el suministro de la información y, mantener monitoreo de los eventos reportados a las ARL, con el fin de que la información estadística que administra la empresa coincida con la que reposa en la información de la ARL.
Cómo identificar el acta de inconsistencias dentro del informe de la última auditoría del RUC®:
Cuando se genera acta de inconsistencias durante el proceso de auditoría RUC, esta queda incluida en la parte final del informe como un anexo. Teniendo en cuenta esta inquietud por parte de algunas empresas inscritas en RUC®, en los informes de auditorías realizadas a partir del 18 de agosto de 2020, se podrá identificar en la página 2 del informe sí se ha generado acta de inconsistencias y en que página se encuentra registrada. Para las auditorías realizadas antes del 18 de agosto de 2020, la empresa debe verificar en la parte final del informe RUC® para confirmar si tiene acta de inconsistencias para gestionar.
Qué gestión debe hacer la empresa ante el acta de inconsistencia:
Cuando dentro del informe de auditoría queda incluida un Acta de inconsistencias, la empresa debe hacer:
- Análisis de causas que generaron la(s) inconsistencia(S)
- Acciones correctivas a que haya lugar de acuerdo con el análisis de causalidad realizado, para eliminar la causa raíz de la inconsistencia
- Incluir como elemento de análisis en la revisión gerencial del SG SSTA con el fin de asegurar su gestión.
A continuación, se relaciona el numeral y texto de la Guía RUC® donde se especifica la gestión que debe hacer la empresa.
Numeral 4.1: “Realizar análisis de causas de las actas de inconsistencias asociadas a accidentalidad”
Numeral 4.3: “El tratamiento a las no conformidades encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido a través de los resultados de… auditoría externa realizada por el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS), que incluya análisis de actas de inconsistencias.”
Numeral 1.2.2: La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir…análisis de actas de inconsistencias”
Se espera que la empresa pueda subsanar las inconsistencias identificadas para la siguiente auditoría de seguimiento, donde se verificará: análisis de causalidad, acción correctiva e inclusión dentro de la revisión por la Dirección.
