Por: Lina María Parra Orduz / Ingeniera química / Magíster en Ingeniería Química / Líder Técnico del CCS / marzo de 2020
En estos días en que la situación nos obliga a tomar medidas para disminuir la probabilidad de contagio de enfermedades infecciosas, específicamente COVID-19, causada por el virus SARS-2-Cov, las empresas se ven puestas a prueba debido a las recomendaciones emitidas por los organismos gubernamentales, que exigen cambios en la forma como sus empleados normalmente desarrollan sus actividades.
Una de las recomendaciones se refiere a la práctica del teletrabajo y trabajo en casa, que está siendo promovida como opción para que las empresas puedan comprometerse con la prevención del contagio de este virus, sin ver afectadas sus operaciones.
Según la Ley 1221 de 2008 (Decreto Reglamentario 0884 de 2012) el teletrabajo es una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros, utilizando como soporte las tecnologías de información y comunicación para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo (Qué es el Teletrabajo y cuáles son sus modalidades, s. f.). En otras palabras, el teletrabajo se refiere a que los empleados realicen su trabajo fuera de las instalaciones de la oficina, y en la situación actual se refiere a que realicen su trabajo exclusivamente desde su casa. Esto obedece a la necesidad de evitar desplazamientos masivos de personas, desde su hogar hasta su lugar de trabajo, y así disminuir el contacto social, disminuyendo las probabilidades de contagio del virus.
El Gobierno Nacional en la Circular 0021 de 2020 ha establecido diferencias entre el teletrabajo y el trabajo en casa, esto debido a la situación ocasional, temporal y excepcional de la pandemia, en este caso se ha mencionado que el trabajo en casa no exige todos los requisitos establecidos por el teletrabajo. En este artículo para hablar de teletrabajo y trabajo en casa se utilizará el término trabajo remoto. El papel del líder con trabajadores remotos (teletrabajadores o trabajadores en casa) tiene los mismos retos, es por esto que se han planteado algunas recomendaciones que pueden orientar al líder en este rol.
Entre las ventajas del trabajo remoto se encuentran la disminución de la fatiga producida por la necesidad de usar un medio de transporte entre la casa y la oficina, y el tiempo que esto acarrea, permitiendo tener más espacios para actividades no laborales (Mon Portail Rh, 2020). En muchos casos el hecho de poder adaptar el lugar de trabajo a sus preferencias y necesidades hará que se trabaje más cómodo. Sin embargo, los teletrabajadores no son los únicos que se benefician de las ventajas de este modo de trabajo; para las empresas, permitir a los empleados teletrabajar podría ahorrarles dinero, pues se disminuyen los costos de alquiler de espacios de trabajo, tarifas de mantenimiento y costos de transporte, entre otros («Les avantages et les inconvénients du télétravail», 2016).
Para los líderes de los equipos que normalmente trabajan en una oficina, esta situación puede presentar un desafío, puesto que liderar efectivamente un equipo de manera remota requiere algunas medidas adicionales que aquí les contamos. Además, es importante tener en cuenta que muchos de sus empleados trabajarán desde casa por primera vez, lo que significa un proceso de adaptación a una situación nueva. A continuación, resumiremos algunas medidas que como líder de un equipo o como empleado de una organización puede implementar para hacer más fácil este proceso.
Recomendaciones para líderes de equipos
·Fomentar la comunicación
La clave para hacer trabajo remoto es una comunicación clara del líder del equipo con sus colaboradores, para dejarles saber exactamente lo que se espera del trabajo de cada uno de ellos. Es importante tener comunicaciones cortas día a día, para mantener las expectativas claras y así evitar retrasos (Lufkin, s. f.). Es aconsejable sostener una comunicación corta iniciando el día, para conocer las actividades de cada miembro del equipo y planear el trabajo, para este tipo de reuniones es aconsejable utilizar alguna herramienta que permita realizar una videollamada (Por ejemplo: Skype, Zoom, Hangouts, Slack, etc.). En algunos casos el líder del equipo puede considerar necesaria una segunda reunión para finalizar el día, sin embargo, esto depende enteramente del tipo de trabajo que se realice y de su manera de liderar el equipo.
Al hacer la transición hacia el trabajo remoto, los líderes deben priorizar el desarrollo de límites y pautas claros, es decir, ayudar a los empleados a delinear su disponibilidad y los límites con su vida privada: cuándo estarán trabajando, cómo pueden ser contactados para diferentes necesidades y en esta situación tan particular, otros temas puntuales tales como abordar desafíos personales como el cuidado de niños y personas enfermas. Esta recomendación no solo establecerá expectativas claras para todos los miembros del equipo, sino que también evitará que los trabajadores más ambiciosos se sobrecarguen, lo que a largo plazo podría generar una pérdida de la motivación, enfermedades asociadas al estrés, burnout, accidentes y por lo tanto, de la productividad [2].
Por otra parte, si bien la comunicación siempre es esencial cuando se trabaja de forma remota, esto no se limita a reuniones, sino que se refiere también a hablar directamente con cada uno de los miembros del equipo. Según un estudio descrito en la revista Harvard Bussiness Review (Joseph Grenny & David Maxfield, 2017), el 46% de los trabajadores remotos dijo que los mejores líderes son aquellos que son buenos oyentes, comunican confianza y respeto, preguntan sobre la carga de trabajo y el progreso sin llegar al punto de la micro gestión o micromanagement, el cual puede llegar a genera ansiedad en sus colaboradores.
· Garantizar las condiciones de trabajo
Usted como líder de un equipo de trabajo, está llamado a verificar que todos sus colaboradores tengan las condiciones mínimas para trabajar desde su casa. Esto incluye la disponibilidad de un equipo de cómputo y el acceso a una conexión estable a internet, como mínimo. Es posible que usted no esté acostumbrado a administrar el trabajo de su equipo virtualmente, o que su empresa no tenga las herramientas listas para el trabajo remoto. Por esto, es importante definir el medio por el cuál realizará las reuniones virtuales con su equipo, ya sean sistemáticas u ocasionales.
Antes de iniciar el trabajo remoto, asegúrese de dejar claro este medio y asegurar el acceso a las herramientas necesarias por parte de todos los miembros del equipo. Recuerde que diferentes tipos de actividades a realizar en este periodo posiblemente requerirán el uso de diferentes tipos de herramientas tecnológicas.
Hoy en día se cuenta con muchas opciones para las empresas, tales como: Google Hangouts, Skype, Slack, entre otras, para chat y videollamadas; Google Docs para trabajar de manera simultánea en documentos tales como archivos de texto, hojas de cálculo o incluso presentaciones; herramientas para la gestión de proyectos, tales como Trello o Jira.
· Fomentar la camaradería
Culturalmente hablando, cuando los equipos virtuales tienen un rendimiento inferior, las empresas a menudo piensan que los problemas se asocian con el hecho de no estar presentes en una oficina, sin embargo, algunos expertos en el tema afirman que la causa raíz es la distancia virtual entre las personas (Hirsch, 2019), pues esto cambia la forma en que se relacionan entre sí y cómo esto afecta el espíritu del equipo. Los líderes de equipo pueden reducir dicha distancia creando un ambiente donde los miembros del equipo se sientan conectados emocional y psicológicamente entre sí y con los objetivos del equipo.
Cuando se trabaja de forma remota, no pueden realizarse actividades de relacionamiento tales como tomar un café o compartir la hora del almuerzo; usted como líder de su equipo debe pensar estratégicamente sobre cómo establecer un marco para que las personas se conecten y se relacionen entre sí.
El aislamiento prolongado también podría tener un impacto potencial en la moral y la productividad. Los trabajadores remotos con bajas interacciones de compañeros de equipo suelen informar sentimientos de soledad. Una sugerencia útil es intentar mantener una apariencia de normalidad y camaradería de maneras poco convencionales, darse el espacio para elogiar los objetivos alcanzados y tener conversaciones casuales, realizando actividades como un almuerzo virtual en Skype, compartir un café en Zoom, o incluso una hora feliz después del horario laboral en Slack. Este tipo de actividades puede ser poco usual, sin embargo, recuerde que la situación causada por la pandemia también lo es, por lo que este tipo de actividades puede ayudar a mejorar el ánimo y así aligerar la carga emocional de las personas de su equipo.
· Liderazgo flexible orientado a los objetivos
En una situación particular como la provocada por COVID-19 es importante recordar que el teletrabajo o el trabajo en casa obedecen a unas circunstancias especiales y pueden presentarse situaciones en las cuales los colaboradores deban atender situaciones urgentes en casa. Cuando se habla de trabajo remoto, lo que interesa no es tanto el horario, sino que la persona cumpla con lo que tiene programado para hacer. La recomendación de los expertos en trabajo remoto es no preocuparse tanto por lo que se está haciendo, y en cambio sí en lo que se está logrando.
· Apoyarse en recursos humanos
El equipo de recursos humanos es fundamental para el éxito de la práctica del trabajo remoto, y no solo debe ser parte de la planeación únicamente, sino de la implementación del trabajo remoto también. Dada la situación de emergencia que se vive en la actualidad con Covid-19, seguramente no se contó con la planeación que se hubiera tenido en caso de condiciones normales. Como líder de un equipo de trabajo, es bueno pedir soporte al equipo de recursos humanos, buscando que el trabajo remoto no desmejore las condiciones de bienestar del colaborador.
· Elija los roles adecuados para trabajo remoto
Es poco probable que todas las funciones y roles puedan tener éxito al trabajar de forma remota. Ejemplos de roles que usualmente pueden realizar su trabajo de forma remota son ingenieros, especialistas de producto, de servicio, representantes de ventas, asistentes administrativos, etc. (Luu, 2019). Usted como líder de equipo puede apoyarse en las políticas de la organización para decidir cuáles roles pueden hacer trabajo remoto.
· Fomentar el balance vida-trabajo
Los líderes de equipo juegan un papel muy importante para garantizar que los equipos trabajando de manera remota tengan un equilibrio entre la vida laboral y personal. El líder de equipo puede entablar conversaciones con sus colaboradores sobre su sentido del equilibrio entre la vida personal y laboral. Es importante alentar a los miembros de su equipo a establecer prácticas para desconectarse del trabajo una vez finalice la jornada laboral (p.ej.: dar por terminadas las labores cada día o incentivar el ejercicio en casa).
Errores comunes de los líderes de un equipo remoto
· Falta de espíritu de equipo
Para mantener el espíritu del equipo de trabajo, es importante definir los medios para la comunicación formal e informal, incluyendo incluso espacio para conversaciones casuales. Herramientas como Slack, que permiten crear canales para tratar diferentes temas, pueden abrir los espacios para cada tipo de conversación necesaria. Cuando falta el sentido de equipo sumado a la sensación de aislamiento en algunos casos, es posible que la motivación y la productividad disminuyan. Como consejo, no olvide definir una herramienta tecnológica que lo ayude a mantenerse en comunicación con todo su equipo remoto y garantice que todo el equipo ha conocido la herramienta y sabe usarla.
· Falta de claridad en las instrucciones
Una de las situaciones que deben tratarse en las reuniones del equipo de manera ocasional, es cuando se necesita comenzar a trabajar en algo nuevo. En estos casos, tómense un tiempo como equipo. Como líder, asegúrese de explicar cuáles son los objetivos y las tareas por realizar y las fechas límite correspondientes. La información precisa reduce el riesgo de incumplir hitos.
· Micromanagement
Cuando se realiza un trabajo de oficina, y usted como líder quiere monitorear el trabajo de su equipo, solo necesitar dar una vuelta por la oficina, por otra parte, cuando sus colaboradores se encuentran realizando trabajo remoto, debe llamarlos o enviarles un correo electrónico. Esto se considera adecuado ocasionalmente (una vez, dos veces al día), sin embargo, hacerlo muy seguido se convierte en lo que se conoce como micromanagement. Este comportamiento, puede llegar a enviar el mensaje de que usted es un líder que no tiene fe en que su equipo realizará el trabajo, llevando a desmotivarlo y por lo tanto, disminuyendo su productividad.
· Uso de las herramientas incorrectas
El proceso de adaptación al trabajo remoto puede salir mal cuando se usan herramientas inadecuadas para cada situación. Por ejemplo, un correo electrónico puede ser una herramienta inadecuada cuando se requiere entregar mensaje urgente, por otra parte, para entregar un mensaje que no es urgente o por fuera de la jornada laboral, usar un servicio de mensajería instantáneo, puede ser inadecuado. Si se requiere una conversación es personal o en tiempo real, recuerda usar herramientas como Slack, Skype o alguna otra herramienta donde pueda hacer videollamadas, donde se puedan juntar varias personas incluso. Para compartir un contenido más robusto, para todos los empleados, un blog interno de la empresa o una intranet es probablemente una mejor opción. Como líder del equipo, utilice su criterio y piense en la forma en que le gustaría recibir cada tipo de información, la tabla 1 muestra algunas opciones disponibles para cada caso.
· Falta de comunicación uno a uno
Las conversaciones uno a uno con el líder, ayudan a las personas a ver cuán importantes son para el equipo y para la consecución de sus objetivos. Como líder del equipo, tómese un tiempo para hablar en persona con todos los miembros del equipo regularmente. Elija un día a la semana y pregunte a cada uno de ellos cómo están, cuénteles las últimas noticias de la organización.
· Teletrabajadores sobrecargados
En lugar de trabajar menos, algunos miembros del equipo pueden trabajar incluso más que en una oficina, dejar de realizar las pausas recomendadas durante la jornada y experimentar una sobrecarga. Como líder del equipo, es recomendable que intente hablar con sus colaboradores acerca de su rutina y los aliente a realizar pausas durante las horas de trabajo, y desconectarse una vez terminada la jornada, pues serán mucho más productivos después.
Recomendaciones para los miembros del equipo
· Manejar la ansiedad
El brote de la enfermedad COVID-19 puede ser estresante para las personas, el cambio de trabajo de oficina a trabajo remoto puede generar ansiedad y sentimientos de aislamiento, que pueden llevar a un incremento del estrés, llevando incluso a tener dificultades para dormir o concentrarse, cambios en los patrones de sueño o alimentación e incluso a empeorar las condiciones generales de salud de un trabajador (CDC, 2020). Algunas recomendaciones generales son:
- Tómese un descanso de mirar, leer o escuchar noticias, incluidas redes sociales. Escuchar repetidamente acerca de la pandemia puede ser molesto y generar ansiedad.
- Realice ejercicios de respiración y estiramientos. Trate de comer comidas saludables y bien balanceadas, haga ejercicio regularmente, duerma lo suficiente y evite el consumo de sustancias psicoactivas.
- Tómese el tiempo para relajarse. Intente hacer actividades que disfrute fuera de su horario laboral y sin salir de casa.
- Conéctese con otros. Hable con personas de su confianza acerca de sus preocupaciones y sobre cómo se siente.
· Defina una rutina
Para realizar trabajo remoto, se recomienda prepararse de manera similar a como si tuviera que ir a la oficina. Algunas recomendaciones para definir su rutina son:
- Antes de iniciar la jornada tome un baño, cámbiese de ropa y alístese. El no quitarse la ropa de dormir, puede dar la impresión de que no se toma seriamente la jornada de trabajo.
- Dispóngase a sentarse frente al computador a la hora normal de trabajo y termine su jornada a la hora habitual, para no perder su rutina. Esto también sirve como una señal importante para quienes viven con usted de que usted está “en el trabajo” ayudando a crear límites dentro de su hogar.
- No responda llamadas fuera de horario de oficina, a menos que sean de carácter urgente.
- Tome su desayuno de manera normal, antes de iniciar su jornada de trabajo, evite desayunar, almorzar o cenar mientras está frente al computador.
- Detalle en una agenda en la que conste un horario, las tareas que va a realizar en el día y los objetivos que quiere cumplir.
· Organice su espacio de trabajo
Disponga un espacio para trabajar, lejos de su cama o su zona de descanso. Idealmente disponga de un escritorio y una silla cómoda. Sino tiene escritorio, la solución podría ser algo tan simple como mover una mesa a una esquina lejos de las distracciones, acomodar su computador y sentarse en una silla con espaldar o incluso usando la mesa del comedor, pero separado del resto de su familia para evitar distracciones. Contando con un espacio de trabajo dedicado donde concentrarse, se vuelve más fácil aprovechar los beneficios del trabajo remoto, tales como menos interrupciones y menos estrés por los desplazamientos.
· Sea disciplinado para separar los horarios de trabajo y la vida personal
Trabajar desde casa implica disciplina para permanecer en el mismo entorno, pero separar espacios diferentes para las tareas del trabajo y las tareas personales. Como recomendación, evite interrumpir su jornada de trabajo, para “tomarse un momento” para tareas como poner ropa en la lavadora o cocinar algo, pues perderá la concentración y para eso se tienen espacios antes o después de la jornada laboral.
Se recomienda realizar actividades que marquen el inicio y el fin de la jornada, dado que no se tienen desplazamientos físicos. Algunos ejemplos pueden ser iniciar con un café en la mañana, o al final del día hacer ejercicio justo después del trabajo.
· Realice pausas regularmente
Recuerde hacer uso de las pausas activas. Eso es darse tiempo para tomar agua, caminar hasta la cocina, realizar estiramientos o prepararse una bebida. También es importante realizar una pausa para el almuerzo. Recuerde que es muy importante mantenerse bien alimentado, hidratado y hacer ejercicio para mantener su sistema inmunológico fuerte. En caso de requerir ausentarse por un periodo prolongado, recuerde notificar a su equipo, usando las herramientas definidas para la comunicación.
· Evite sentirse aislado
Teniendo en cuenta que el cambio desde el trabajo en oficina hacia el trabajo remoto se ha dado en muchos casos de una manera abrupta, es importante tomar medidas para acostumbrarse. Recuerde no perder la unión con sus familiares y amigos. Es recomendable establecer contacto con ellos regularmente, haciendo uso de herramientas tecnológicas mencionadas anteriormente, tales como llamadas, videollamadas o incluso compartiendo juegos en línea.
· ¿Qué hacer con los hijos?
Recuerde siempre que la situación por COVID-19 incluye no solo a los trabajadores, sino a toda la comunidad. Si tiene hijos, evidentemente debe atenderlos y comprender que están en la misma situación que usted. Ellos van a querer divertirse y jugar. Es fundamental que comunique su situación a equipo, pues usted requerirá flexibilidad, por lo que es importante acordar las prioridades, los horarios de trabajo y las tareas asignadas (Teletrabajo en tiempos del coronavirus, 2020).
Referencias
CDC. (2020, febrero 11). Coronavirus Disease 2019 (COVID-19). Centers for Disease Control and Prevention. https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/prepare/managing-stress-anxiety.html
Hirsch, A. S. (2019, julio 15). Building and Leading High-Performing Remote Teams. SHRM. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/technology/pages/building-leading-high-performing-remote-teams.aspx
Joseph Grenny, & David Maxfield. (2017). A Study of 1,100 Employees Found That Remote Workers Feel Shunned and Left Out. https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out
Les avantages et les inconvénients du télétravail. (2016, septiembre 24). Dynamique-Mag.com. https://www.dynamique-mag.com/article/les-avantages-et-les-inconvenients-du-teletravail.5502
Lufkin, B. (s. f.). Coronavirus: How to work from home, the right way. Recuperado 16 de marzo de 2020, de https://www.bbc.com/worklife/article/20200312-coronavirus-covid-19-update-work-from-home-in-a-pandemic
Luu, V. (2019, agosto 10). Leaders, Are You Ready to Manage Remote Teams? Medium. https://medium.com/management-matters/leaders-are-you-ready-to-manage-remote-teams-2cbb2a25970a
Mon Portail Rh. (2020, marzo 15). 5 conseils pour mettre en place le télétravail de manière efficace. Maddyness – Le Magazine sur l’actualité des Startups Françaises. https://www.maddyness.com/2020/03/15/infographie-5-astuces-pour-mettre-en-place-le-teletravail-de-maniere-efficace/
Qué es el Teletrabajo y cuáles son sus modalidades. (s. f.). Recuperado 17 de marzo de 2020, de https://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-75151.html
Teletrabajo en tiempos del coronavirus: 6 consejos para seguir con tu empleo en casa. (2020, marzo 14). El Confidencial. https://www.elconfidencial.com/alma-corazon-vida/2020-03-14/consejos-teletrabajo-desde-casa-coronavirus_2489980/
