Cómo realizar tu Plan de Comunicación de Emergencias

El Simulacro Nacional pondrá a prueba Ia efectividad de planes, estrategias, protocolos o procedimientos, que permitirán fortalecer los mecanismos de organización y comunicación entre los diferentes actores operativos en situaciones de emergencia y evaluar sistemas de comunicaciones, de alerta y de alarma buscando Ia articulación de Ia respuesta local y regional con Ia nacional en un trabajo de simulación (trabajo de escritorio), utilizando los sistemas de comunicación requeridos para generar Ia información y el trabajo de toma de decisiones frente a un evento de emergencias simulado.

De acuerdo con la Circular 068 del 18 de septiembre de 2020 emitida por la Unidad Nacional para la Gestión de Riesgo de Desastres – UNGRD, es fundamental contar con un Plan de Comunicación de Emergencias:

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La UNGRD brindará asistencia técnica necesaria para que los departamentos desarrollen sus agendas de acompañamiento para Ia planificación, preparación, \ejecución y evaluación del Simulacro Nacional en sus distritos y municipios. Para ello Ia UNGRD pondrá en marcha un plan de comunicaciones el cual incluirá:

Un micrositio del Simulacro Nacional, en donde se dispondrá de insumos para Ia organización, ejecución y evaluación del ejercicio, que incluirá material audiovisual y didáctico, material de consulta (circulares, gula metodológica para simulaciones/simulacros a nivel territorial, escenarios de riesgo a desarrollar, entre otros), formularios de inscripción, modelos de guion para el desarrollo del ejercicio, formatos, etc.
Un correo electrónico institucional: simuIacrogestiondelriesgo.qov.co – Videoconferencias para abordar temas relativos a cada una de las etapas del Simulacro (Planeación y organización, ejecución y evaluación), cuyas fechas de realización serán comunicadas con Ia debida antelación.

Conoce a detalle el MANUAL DE COMUNICACIÓN DE EMERGENCIA de la UNGRD.

Cómo realizar un plan de comunicación en emergencias en su empresa

1.La importancia de la información en una emergencia

La información es esencial en el proceso de evaluación de daños y necesidades, facilita la coordinación y la toma de decisiones en situaciones de emergencia, influye y condiciona poderosamente las decisiones para movilizar recursos nacionales e internacionales y a su vez, posibilita el análisis, la evaluación y la búsqueda de lecciones aprendidas

Gestión de la información

Elaborar informes de situación y colaborar en la elaboración de propuestas de proyectos y otros documentos técnicos.
Coordinar las acciones de divulgación y distribución oportuna y eficiente de la información.
Coordinar las acciones de intercambio de la información con las principales entidades que forman parte del Sistema Nacional de Gestión del riesgo de desastres – SNGRD.
Recopilar, organizar y preservar informes y/o datos técnicos o científica sobre la emergencia o desastre.

Comunicación

Contribuir a la planificación de la comunicación y la gestión de la información.
Promover, facilitar y/o producir contenidos comunicativos para la respuesta del sector.
Asesorar al encargado de la organización en el manejo de los medios de comunicación o a quien él delegue.
Retroalimentación dentro del equipo de comunicación.
Contribuir con el manejo de los medios de comunicación y con la divulgación de mensajes claves.
Monitorear la difusión de la información en los diferentes medios de comunicación oral, escritos o virtuales.
Facilitar y promover las acciones de visibilidad del sector.

2. Planificación de la información

La compilación, sistematización, producción y divulgación de información que permita la toma de decisiones y la movilización de recursos; exige identificar fuentes y actores clave; priorizar audiencias y definir los mensajes que se llevarán a la población, a la comunidad internacional, a los donantes y a los medios de comunicación.

La planificación de la comunicación y de la gestión de la información son los puntos de partida para decidir qué y cómo se va a comunicar, hacia quiénes se dirigen los mensajes, a través de qué medios y en qué contextos

Designar un coordinador, vocero o responsable de la recepción y entrega de la comunicación.
Definir y actualizar los contactos con las entidades del SNGRD.
Enumerar los equipos técnicos y recursos humanos disponibles.
Especificar las condiciones logísticas y de transporte.
Analizar las acciones de comunicación y gestión de información puestas en marcha en anteriores situaciones de desastre.
Estudiar las mejores prácticas y las lecciones aprendidas.
Identificar las necesidades prioritarias de la población y los medios.
Establecer los objetivos que atiendan esas necesidades.
Definir acciones prioritarias de comunicación y de gestión de información.
Determinar los recursos y plazos necesarios para implementarlas.
Realizar un mapeo de las iniciativas de comunicación que estén en curso.
Actualizar el inventario de materiales informativos y educativos disponibles.
Actualizar y/o establecer la relación entre las Entidades del SNGRD y los medios de comunicación.
Socializar la directriz del Director General de la UNGRD.
Manejar con propiedad los protocolos de visibilidad de la UNGRD.
Establecer el registro del proceso de planificación y ejecución de tareas que facilite la evaluación del trabajo.
Revisar periódicamente los mecanismos de monitoreo y evaluación.

3. Información durante la emergencia

Las situaciones de emergencia o desastres se producen en momentos inesperados, generando confusión, lo que contribuye negativamente en la generación de contenido. Para ello es necesario establecer con antelación protocolos y procedimientos que permitan obtener contenidos veraces y oportunos.

Con la mayor prontitud se debe acordar con el vocero autorizado las primeras declaraciones sobre la emergencia para evitar que los medios de comunicación acudan a fuentes no oficiales que suministren información no acorde con la realidad y el momento de la situación.
Es importante destacar en esas declaraciones las acciones oficiales del Gobierno, las primeras movilizaciones de personal, ayuda y disposición de personal y corroborar con Sala de Crisis la información preliminar que se tenga del evento.
Muy importante que la comunidad afectada conozca sobre las medidas tomadas y lo que se hace a favor de ellos. (En este caso es importante que el vocero indique que dentro de la Ley 1523 de 2012, también la comunidad tiene una importante labor; puesto que es primer respondiente).
Esta es la mejor forma de ganar la confianza del público en lo que se hace e igualmente hacia el Gobierno.
Para la Oficina Asesora de Comunicaciones es de suma importancia mantener una buena relación con los medios de comunicación y brindarles todos los mecanismos para que puedan realizar sus actividades diarias.
El lenguaje que se emplee desde la Oficina Asesora de Comunicaciones también debe ser sencillo, claro y veraz.

4. Los medios de comunicación

En el momento de una emergencia o desastre, los medios cumplen una función social y se convierten en un instrumento de primera mano que llega efectiva y rápidamente a la población. Mantener una relación positiva con ellos aumenta la posibilidad de emitir mensajes que facilitan la respuesta humanitaria y pueden contribuir a mejorar la calidad de vida de la población.

Información a tiempo, transparente y actualizada permanentemente.
Conocer la posición oficial sobre los hechos.
Conocer la información más relevante que se tiene de la emergencia.
Mensajes consistentes, atractivos, claros y verídicos.
Imágenes, cifras, testimonios y declaraciones de actores clave.
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Recursos que le permitan comprender mejor la emergencia.
Que se aclaren los rumores para no publicar especulaciones.
Si hay errores, que se acepten y se corrijan

Fuente: Manual de Comunicación en Emergencia e la UNGRD.

Cómo realizar un plan de comunicación en emergencias en su hogar

El Plan de comunicación familiar en caso de una emergencia comienza con una simple pregunta: “¿Qué pasaría si…?” “¿Qué pasaría si ocurre algo y no estoy con mi familia?” “¿Podré comunicarme con ella?” “¿Cómo voy a saber si está a salvo?” “¿Cómo puedo hacerle saber que estoy bien?” Si ocurre un desastre, usted necesitará comunicarse con su familia.

Es posible que las redes de comunicación, ya sean teléfonos móviles o computadoras, no funcionen bien en caso de desastres y que no haya electricidad. La planificación ayuda a garantizar que todos los miembros de su hogar—que incluye a los niños, personas con discapacidades y a otros miembros con necesidades funcionales y de acceso, así como a las personas responsables de su cuidado—sepan cómo comunicarse entre sí y dónde reunirse durante una emergencia. La planificación comienza siguiendo tres pasos muy fáciles:

En una hoja de papel, escriba la información de contacto de los miembros de su familia y de otras personas/entidades importantes, como por ejemplo, instituciones médicas, médicos, escuelas y proveedores de servicios
Todos los miembros de la familia deben llevar consigo una copia ya sea en su billetera, bolso o mochila. Si completa en línea el Plan de comunicación familiar en caso de una emergencia accediendo aquí, podrá imprimirlo en forma de una tarjeta que cabe en su billetera. También debe colocar una copia en un sitio fácil de ver dentro de su casa, ya sea pegado en la puerta del refrigerador o en un cartel.
Lleve a cabo reuniones periódicas de familia para repasar y practicar el plan.

¡EL TEXTO ES MEJOR! Si tiene teléfono móvil, es posible que un mensaje de texto llegue a su destinatario cuando no logre hacer llamadas. Esto se debe a que los mensajes de texto requieren mucha menos banda ancha que una llamada. Los mensajes de texto también se guardan y son enviados automáticamente cuando el sistema está en capacidad de hacerlo.

Conoce a detalle el MANUAL DE COMUNICACIÓN DE EMERGENCIA EN SU HOGAR de America’s PrepareAthon.